笔者在运营工作中常写日报,但由于懒得打字写文案,会把描述性统计工作交由 AI 写好后再在它的基础上修改,工作提效。
以下是我向 AI 提供数据的几种方法,分为两类表格场景。
1. 复杂表#
如下所示,含有合并单元格或复杂层级结构的表格,直接复制粘贴会丢失层级结构,AI 无法理解。
| Turnover | Platform Fee | ||||
| Amount | 30541780 | 1207417.14 | |||
| Rate % | 3.95% | ||||
| Profit | Accruals | Revenue | Cost of product placement in the showcase | Acceptance and transfer of the customer's payment | |
| Amount | 29334362.86 | 1207417.14 | 30541780.00 | 799180.53 | 408236.61 |
| Rate % | 96.05% | 3.95% | 2.62% | 1.34% | |
我编写了将表格转 HTML 代码并压缩精简的 VBA 宏,通过 rowspan(跨行)和 colspan(跨列)属性描述多维表的复杂结构,帮助 AI 准确理解表头层级和数据单元格之间的关系,同时通过代码量精简到最低以降低 tokens 消耗。
Sub ExcelToMinimalHTML()
Dim rng As Range
Dim htmlStr As String
Dim fso As Object
Dim ts As Object
Dim tempFile As String
Dim re As Object
If TypeName(Selection) <> "Range" Then
MsgBox "Please select a range to convert!", vbExclamation
Exit Sub
End If
Set rng = Selection
tempFile = Environ("TEMP") & "\temp_excel_" & Format(Now, "yyyymmddhhmmss") & ".html"
With ActiveWorkbook.PublishObjects.Add( _
SourceType:=xlSourceRange, _
Filename:=tempFile, _
Sheet:=rng.Worksheet.Name, _
Source:=rng.Address, _
HtmlType:=xlHtmlStatic)
.Publish True
End With
Set fso = CreateObject("Scripting.FileSystemObject")
Set ts = fso.OpenTextFile(tempFile, 1, False, -2)
htmlStr = ts.ReadAll
ts.Close
fso.DeleteFile tempFile
Set re = CreateObject("VBScript.RegExp")
re.Global = True
re.IgnoreCase = True
re.Pattern = "<!\[if\s+supportMisalignedColumns\]>[\s\S]*?<!\[endif\]>"
htmlStr = re.Replace(htmlStr, "")
re.Pattern = "<head\b[^>]*>[\s\S]*?</head>"
htmlStr = re.Replace(htmlStr, "")
re.Pattern = "<!--[\s\S]*?-->"
htmlStr = re.Replace(htmlStr, "")
re.Pattern = "<span\b[^>]*>\s* \s*</span>"
htmlStr = re.Replace(htmlStr, "")
re.Pattern = ">\s+<"
htmlStr = re.Replace(htmlStr, "><")
re.Pattern = "\s+(?!(rowspan|colspan)\b)[A-Za-z0-9\-:]+=(?:""[^""]*""|'[^']*'|[^>\s]+)"
htmlStr = re.Replace(htmlStr, "")
re.Pattern = " "
htmlStr = re.Replace(htmlStr, "")
re.Pattern = "\s{2,}"
htmlStr = re.Replace(htmlStr, " ")
htmlStr = Trim(htmlStr)
With CreateObject("new:{1C3B4210-F441-11CE-B9EA-00AA006B1A69}")
.SetText htmlStr
.PutInClipboard
End With
End SubvbGithub: Excel-to-Minimal-HTML ↗ Quicker 动作:Excel转HTML ↗
2. 简单表#
如下所示,没有合并单元格或复杂层级结构的表格归类为简单表。
| SKU | Price | Sales | Revenue |
|---|---|---|---|
| 1041221214 | 113154 | 147 | 17478490 |
| 302609093 | 89999 | 193 | 17426607 |
2.1 直接粘贴#
需分析的数据量及列数较少时,可直接在 Excel/WPS 中复制表格区域后,以纯文本形式粘贴(Ctrl+Shift+V)到 AI 对话框中。
此方法会降低 AI 回复准确性,AI 需根据纯文本中的制表符猜测表结构,容易误解。
2.2 转 Markdown 表格#
将待分析表格转换为结构清晰的 Markdown 表格后提供给 AI 分析,不存在错误理解数据问题。
转 Markdown 表可使用:
- 在线网站:TableConvert ↗
- Quicker 动作:MD表格 ↗
2.3 上传.csv文件#
适合数据量超过对话框容纳上限,只能上传附件时使用。
如果原始数据为.xls、.xlsx文件,需手动另存为.csv格式。